مجموعه قوانين دبيرخانه و اتوماسيون اداری

تعاریف و اصطلاحات

ماده 1 - مکاتبه:

هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و بصورت رسمی بعنوان وسیله ارتباطی در داخل و یا خارج از سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

ماده 2 - نامه اداری:

نوشته ای است که به استناد بخشنامه ها، دستورالعملها و یا دستورهای اداری تنظیم و پس از تأئید رده های سازمانی و امضاء مقام مجاز توسط دبیرخانه سازمان ثبت می گردد.

ماده 3:

گزارش: ثبت دیده ها، شنیده ها، پژوهش ها و بررسی ها و تجزیه و تحلیل و انطباق آنها به منظور رسیدن به راه حل های درست، با رعایت ساده نویسی و اختصار، پیرامون یک موضوع است.

الف) گزارشات رسمی، گزارشاتی گویا و مستند می باشند که بر اساس دگرگونی های واقعی تهیه شده و راه گشای تصمیمات مهم اداری هستند.

ب) گزارشات نیمه رسمی،در این گزارشات فرد یا افرادی به سفارش سازمان، مأمور تهیه آن می شوند.

گزارشات غیر رسمی (شخصی)،گزارشاتی هستند که جنبه شخصی و خصوصی دارند و غیر رسمی هستند. علت نگارش آنها ذوق و علاقه و کنجکاوی شخصی است، مثل گزارش سفر، بازدید و ثبت وقایع.

د) گزارشات اداری یا اتفاقی، گزارش ها بر حسب آنکه تکرار شوند یا نه، اداری یا اتفاقی اند. مثلاً گزارشات ماهانه یا سالانه ایی که به طور مرتب تهیه و برای مسئولان فرستاده می شوند، اداری هستند. در صورتی که گزارش هایی که فقط برای یک بار نوشته می شوند و نیازی به تکرار ندارند، اتفاقی هستند.

ماده4 - گزارش کتبی:

نوشته ای است که رده پائین تر بمنظور اطلاع رده بالاتر از چگونگی و یا نتیجه انجام کاری تنظیم و ارائه می نماید.

ماده 5 - گزارش نوبه ای:

گزارشی است که در مقاطع زمانی مشخص (روزانه، هفتگی، ماهانه و ...) بنا به درخواست یا بر اساس روش جاری توسط رده های پائین تهیه و به رده بالا ارائه می گردد.

ماده 6 - گزارش کار:

گزارشی است که به وسیله رده های پائین سازمان تهیه و به منظور آگاهی از جریان کار و تصمیمی که باید برای حل مسأله ای گرفته شود به رده مافوق ارائه می گردد.

ماده 7 - دستور:

نامه ای است که از رده مجاز بالا به رده پائین سازمان نوشته می شود و باید به مرحله اجرا درآمده و نتیجه آن به مقام بالاتر گزارش گردد. دستور به منظور اجرای امور، ارائه خط مشی اجرایی راهنمایی و از این قبیل موارد صادر می گردد.

ماده 8 - بخشنامه:

نامه ای است که به منظور آگاهی و یا ایجاد وحدت رویه در اجرای فعالیت خاصی از طرف بالاترین مقام اجرایی صادر و ابلاغ میگردد و نباید مغایر با مقررات عمومی کشور باشد.

ماده 9 - حکم:

دستور کتبی مقامات بالای مدیریتی می باشد که در یک نسخه و به فرد خاصی ابلاغ می گردد.

ماده 10 - دستورالعمل:

ضوابط اجرایی مربوط به آئین نامه و بخشنامه (یا مواردی از آنها) می باشد که توسط بالاترین مقام اجرایی، معاونین سازمان و یا مقامهای مجاز (حسب مورد) صادر می گردد.

ماده11 - آئین نامه:

مجموعه ضوابط و مقررات مربوط به هر یک از مأموریتها یا وظایف سازمان می باشد که از طرف بالاترین مقام اجرایی صادر و ابلاغ می گردد و نباید مغایر با قوانین کشور باشد.

ماده 12 - صورت جلسه:

مذاکرات مهم و سرنوشت سازی که بی کم و کاست، ثبت و درج می شود.

ماده 13 - یادداشت اداری:

نامه ای است که برای سرعت بخشیدن به جریان امور، تنظیم و بعنوان سند و مدرک داخلی ملاک عمل واقع می شود. یادداشت، تمام خصوصیات نامه اداری را نداشته و بیشتر برای جلوگیری از اجرای کاری و یا تسریع در انجام امری مورد استفاده قرار می گیرد. امضاء یادداشت توسط مقام مجاز و ثبت آن در دفتر اندیکاتور ضروری است.

ماده 14 - مکاتبات داخلی سازمان:

عبارت است از مکاتباتی که بین سطوح مختلف تشکیلاتی سازمان تبلیغات اسلامی از بالاترین رده رئیس سازمان تا رده روسای ادارات و گروه‌ها، در حدود وظایف و اختیارات، صورت می گیرد.

ماده 15 - مکاتبات خارج از سازمان:

عبارت است از مکاتباتی که بین سطوح مجاز مکاتباتی سازمانی تبلیغات اسلامی با سطوح مکاتباتی سایر دستگاههای دولتی، شرکتهای دولتی و خصوصی و اشخاص حقیقی انجام می گیرد.

ماده 16 - سطوح مکاتباتی:

عبارت است از سطوح تشکیلاتی (تشکیلات مصوب سازمان تبلیغات اسلامی) که با رعایت مفاد این آئین نامه مجاز به مکاتبه می باشند.

ماده 17 - پیوست:

به منظور آگاهی سریع از مفهوم نامه، نکات اصلی مربوط به موضوع در متن نامه و جزئیاتی که برای کامل شدن و سابقه، مورد نیاز می باشد تحت عنوان پیوست می آید.

ماده 18 - ضمیمه:

چنانچه خود پیوست، پیوست داشته باشد، آنرا ضمیمه گویند.

ماده 19 - تقسیم نامه ها به لحاظ محتوا:

• نامه های خبری: در این نوع نامه ها نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می رسد.
• نامه های بازدارنده: نامه هایی هستند که محتوای آن باز داشتن از کاری است که در حال شکل گیری و انجام دادن می باشد. (در این گونه نامه ها از بروز حادثه یا انجام کاری جلوگیری به عمل می آید.)
• نامه های درخواستی: نامه هایی که حاوی تقاضا و درخواستی از واحد یا مقام مسئول یا غیر آن می باشند. این نامه ها معمولاً بیشترین نامه های اداری را تشکیل می دهند و معمولاً از سطوح پائین مدیریتی به سطوح بالاتر نوشته می شوند.
• نامه های هماهنگی: این نامه ها در بردارنده پیامی برای هماهنگی در کار و برنامه ریزی هستند و بین دو واحد یا چند وزارتخانه مبادله می شوند. بخشنامه ها و دستورالعمل ها از اینگونه نامه ها هستند.

ماده 20 - انواع مکاتبات اداری:

الف) نامه های وارده:

• درون سازمانی: کلیه مکاتبات و مراسلاتی است که مطابق با شیوه نامه اتوماسیون اداری در داخل سازمان و بین واحدهای مختلف آن انجام می گیرد.
• برون سازمانی: نامه ها و مکاتباتی هستند که از خارج سازمان وارد چرخه مکاتباتی می گردند.

ب) نامه های صادره:

• درون سازمانی: نامه هایی هستند که بین واحدهای سازمانی صورت پذیرد. طبق دستورالعمل اجرائی اتوماسیون تحت عنوان نامه داخلی یا ارجاعی
• برون سازمانی: به نامه هایی می گویند که به خارج از سازمان ارسال می گردند. مسیر رفت و برگشت این گونه نامه ها در دو اداره مختلف یا وابسته به دو وزارتخانه، شرکت یا سازمان متفاوت است.

ماده 21 - انواع طبقه بندی:

• به کلی سری: شامل اسناد و مدارکی است که از نظر سیاسی و امنیتی حائز اهمیت بسیار است و افشاء آن می تواند خسارت جبران ناپذیری به نظام جمهوری اسلامی برساند.
• سری: شامل اسناد و مدارکی است که افشاء غیر مجاز آن می تواند به نظام جمهوری اسلامی و سازمان خسارت وارد نماید.
• خیلی محرمانه: شامل اسناد و مدارکی است که افشاء آن می تواند ضربه ای به منافع جمهوری اسلامی و سازمان وارد نماید.
• محرمانه: شامل اسناد و مدارکی است که افشاء آن در بین مردم آزاد نبوده و افشاء غیر مجاز آن می تواند زمینه سوء استفاده را فراهم نماید یا تأثیرات منفی در برداشته باشد.

ماده 22 - ارجحیت مکاتبات:

• آنی: بالاترین درجه از ارجحیت ها می باشد و مفهوم آن این است که به محض وصول، بدون فوت وقت، پیگیری و اقدام لازم در آن خصوص بعمل آید و نتیجه اقدام، حداکثر همان روز منعکس می گردد.
• خیلی فوری: نشان دهنده اولویت داشتن نامه نسبت به موارد فوری است و مدت زمان بیشتری برای اقدام روی آن نسبت به نامه های آنی وجود دارد و نتیجه اقدام آن حداکثر ظرف مدت یک الی سه روز متناسب با حجم اقدامات مورد نیاز روی نامه که توسط دستور دهنده مشخص می شود منعکس می گردد.
• فوری:نامه های با اولویت نسبت به موارد عادی است و نتیجه اقدام آن حداکثر ظرف مدت یک الی پنج روز متناسب با حجم اقدامات مورد نیاز منعکس می گردد.
• عادی: این نامه ها بعد از موارد فوق، دارای ارجحیت بوده و مورد رسیدگی و اقدام قرار می گیرد و نتیجه آن ظرف مدت تعیین شده، که توسط دستور دهنده مشخص می شود، باید منعکس گردد.

ماده 23:

در این آئین نامه، مکاتبات اداری از لحاظ منابع گیرنده و محتوای درونی به سه سطح زیر تقسیم می شوند:

• سطح یک:نامه های اداری که به عناوین مقام معظم رهبری، رئیس محترم مجمع تشخیص مصلحت نظام، روسای محترم قوای سه گانه، وزراء، معاونین رئیس جمهور و مقامات همتراز صادر می گردند، بانضمام آئین نامه ها، بخضشنامه ها و دستورالعمل های برون سازمانی.
• سطح دو:نامه های اداری که به عناوین روسای دفاتر مقام معظم رهبری و سران قوای سه گانه، مشاورین رئیس جمهور، معاونین وزراء استانداران، روسا و معاونین سازمانها و مراکز مستقل و مقامات همتراز آنها صادر می گردند، بانضمام آئین نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعملهای درون سازمانی.
• سطح سه: نامه های اداری که با عناوینی جدا از عناوین فوق صادر می گردند.

ماده 24:

دفتر طرح و برنامه و اداره کل امور اداری به منظور راهنمایی و ایجاد هماهنگی بیشتر در امر تهیه و تنظیم نامه های اداری و رعایت مفاد این آئین نامه، نسبت به تهیه فرم های استاندارد مکاتبات سازمان اقدام خواهند نمود.

ماده 25:

پرونده هایی لیورگردان اصل نامه های صادره و وارده برابر آئین نامه اتوماسیون با هدف اطلاع رسانی، اعمال هماهنگی و جلوگیری از انجام اقدامات موازی و دوباره کاریها، کنترل عملیات و سایر موارد مفید مترتب بر این امر، همچنین نظارت بر اجرای مفاد آئین نامه حاضر و تهیه نامه های استاندارد توسط دبیرخانه مرکزی به تفکیک تهیه می گردند.

ماده 26:

پرونده لیورگردان دبیرخانه مرکزی بر اساس موضوع و استانداردهای سازمان ملی اسناد طبقه بندی خواهد شد.

ماده 27:

در تهیه نامه های اداری داخل و خارج سازمان، رعایت اصل صرفه جویی با توجه به دستورالعمل اجرائی اتوماسیون از طریق حذف و تقلیل رونوشتهای زائد و غیر ضروری الزامی است.

ماده 28

در سیر مراحل تهیه کلیه نامه های داخل و خارج از سازمان، استفاده از مهر پیش امضاء یا پاراف الزامی بوده و پیش امضاء مکاتبات به مفهوم بررسی فنی آنها از سوی امضاء کننده خواهد بود. مسئولیت صحت مندرجات بر عهده مقام امضاء کننده است و سایر افرادی که پیش نویس را امضاء کرده اند نیز هر یک به سهم خود مسئولیت خواهند داشت. (در آئین نامه اتوماسیون بمفهوم ارجاع می باشد).

ماده 29:

کلیه نامه های اداری و سایر موارد مشابه، نظیر: آئین نامه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل های اجرایی (درون سازمانی و برون سازمانی) که توسط حوزه معاونین، بر اساس تفویض موردی امضاء گردند، به منظور تسهیل مراجعات، پیگیری امور و رعایت اصل ردیابی و وجود سوابق مربوط در واحد تهیه کننده، به هنگام صدور مکاتبات درون سازمانی با شماره دفتر نامه نما (اندیکاتور) و یا نرم افزار به واحد تهیه کننده، و مکاتبات برون سازمانی با شماره دبیرخانه مرکزی به انضمام کد واحد تهیه کننده خواهد بود.

ماده 30:

اداره کل امور اداری نسبت به تهیه و اعلان نمونه امضاء مسئولان سازمان جهت انعکاس به دستگاههای اجرایی به عنوان ادارات کل حراست، معاونین اداری و مالی و پشتیبانی دستگاههای ذیربط و معاونین اداری و مالی و برنامه ریزی استانداریها اقدام می نماید.

همچنین مدیریت مذکور موظف است نسبت به تهیه و اعلان نمونه امضاء مسئولان و مقامات اجرایی سایر دستگاههای اجرایی در خصوص نامه های اداری مهم نظیر: درخواست اقدامات تشکیلاتی، اخذ مجوزهای استخدام، مجوز برگزاری دوره های بلند مدت آموزشی و سایر موارد مهم دیگر اقدام نماید.

ماده 31:

امضای آن دسته از مکاتبات نامه ها و قراردادهائی که برای سازمان تعهد مالی ایجاد می نماید، صرفاً در حیطه وظایف ذاتی معاونت اداری و مالی می باشد.

ماده 32:

هیچ نامه یا پرونده اداری نباید به دست ارباب رجوع داده شود و برای فرستادن نامه یا پرونده از قسمتی به قسمت دیگر، باید از طریق اداری استفاده گردد. در شرایط ضروری، بنا به تشخیص یا پذیرش مسئولیت توسط مدیر مربوطه بلامانع است.

ماده 33:

چنانچه به اقتضای موضوع، اعلام تاریخ وصول نامه اداری توسط گیرنده ضروری باشد، نویسنده نامه جمله اعلام تاریخ وصول نامه را در پایان نامه قید و دریافت کننده قبل از هر اقدامی، تاریخ وصول نامه را اعلام خواهد نمود.

ماده 34:

رعایت حدود اختیارات و مسئولیتهای تعیین شده، سطوح همترازی درجات شغلی فی مابین در انجام کلیه مکاتبات اداری در داخل و خارج از سازمان الزامی خواهد بود.

ماده 35:

برای انجام مکاتبات طبقه بندی شده و نیز نگهداری سوابق آن، دایره خاصی بعنوان دبیرخانه محرمانه در زیر مجموعه مدیریت حراست ایجاد می شود و نحوه گردش مکاتبات، طبقه بندی، حفظ و نگهداری و افرادی که مجاز به دسترسی به اسناد طبقه بندی شده می باشند، بر اساس دستورالعمل جداگانه ای مشخص خواهد شد.

ماده 36:

نحوه گردش مکاتبات اداری مؤسسات وابسته به سازمان، مطابق ضوابط و قوانین خاص خود می باشد.

کمیته راهبری سیستم ها:

• اداره کل امور اداری موظف است سطح دسترسی و بهره برداری از اتوماسیون اداری (دبیرخانه مکانیزه) را با توجه به چارت تشکیلاتی و آئین نامه مکاتبات تدوین و پس از تصویب کمیته راهبری سیستم ها به کاربران و مدیران هر حوزه ابلاغ نماید.
• کمیته راهبری به ریاست معاون اداری و مالی و با حضور مدیر کل امور اداری – مدیر واحد انفورماتیک و مدیر اجرایی اتوماسیون اداری به عنوان اعضای ثابت و حضور اداره کل یا معاونت بهره بردار به عنوان عضو غیر ثابت تشکیل می گردد.
• کلیه مصوبات ابلاغ شده از سوی کمیته راهبری اتوماسیون اداری لازم الاجراء می باشد.